Empat Pilar Kearsipan Untuk Arsip Yang Bernilai Guna

News | 11 April 2019
Pilar Kearsipan

YOGYAKARTA - Mempelajari 4 (empat) pilar kearsipan adalah hal yang sangat penting dalam pengelolaan arsip, karena dengan pengelolaan yang baik, arsip akan memiliki nilai guna.

Empat pilar dimaksud adalah tata naskah dinas, kode klasifikasi (pengkategorian surat/arsip), Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berkaitan dengan pemusnahan arsip dalam jangka waktu tertentu.

Hal tersebut dikatakan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang, Muji Susilawati pada kunjungan hari kedua Studi Tiru Pengelola Kearsipan di Lingkungan Pemko Padang ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, Kamis (11/4/2019).

"Tujuan kami kesini adalah untuk sharing dan belajar mengenai pengelolaan kearsipan pemerintah daerah, karena Pemko Yogyakarta telah berhasil meraih predikat Terbaik I Pengelolaan Arsip Tingkat Nasional", ujar Muji

"Kami juga dapat melihat hal itu dari selayang pandang profil Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta yang baru saja disajikan sangat bagus dan membantu kami untuk belajar empat pilar kearsipan", tambahnya lagi.

Rombongan yang berjumlah 70 orang yang terdiri dari sekretaris, kasubag umum dan pengelola kearsipan di lingkungan Pemko Padang tersebut disambut oleh Kepala Bidang Perlindungan, Penyelamatan Data dan Informasi Zandaru mewakili Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta.

"Kami senantiasa berusaha menanamkan kepada setiap OPD dan juga masyarakat bahwa arsip sangat penting dari mulai kita lahir sampai akhir hayat. Untuk itu, tata kelola arsip yang baik kami coba wujudkan dari tingkat OPD hingga ke tingkat RT/RW", tutur Zandaru.

Zandaru juga menuturkan, Pemko Yogyakarta telah menerapkan kegiatan surat-menyurat secara digital melalui aplikasi e-office yang otomatis menghemat penggunaan kertas.

"Rancangan aplikasi tersebut dibuat oleh DPK, aplikasinya sendiri dibuat oleh Dinas Kominfo dan legal draftingnya di Bagian Organisasi", imbuhnya.

Dalam kunjungan itu peserta juga mendapatkan paparan dari Kepala Seksi Data, Informasi dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) M.Ilkham mengenai layanan kearsipan yang tersedia di DPK Kota Yogyakarta dan turun langsung melihat depo arsip, ruang transit, dan ruang pameran koleksi arsip yang ada di DPK Kota Yogyakarta dipandu oleh Arsiparis A.Ika Marta dan Purwanto.

Pewarta: Betti Dasaisa